Escreva as suas tarefas

É importante esvaziar a mente de preocupações, escrevendo num documento tudo o que tem para fazer. Se puser no papel todas as tarefas para os próximos tempos, pode concentrar-se melhor na tarefa seguinte.

Escolha apenas um sítio onde anotar todas as preocupações e tarefas porque se as espalhar num caderno, no computador, no ipad, vai estar preocupado com a ideia de esquecer alguma coisa. Depois desta lista feita, divida os items em quatro categorias: o que pode fazer; o que deve delegar; o que deve adiar e o qe tem de deixar de lado.

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Defina alarmes

Se colocar os seus compromissos num calendário com alarmes definidos, vai tirar da sua cabeça a preocupação de não se esquecer do que tem de fazer a seguir. Os smartphones são aliados importantes para esta fase.

Agendar permite rentabilizar o seu tempo, conseguindo encaixar de forma inteligente várias tarefas num curto espaço de tempo. É obrigatório pensar que, assim que o alarme toca, determinada tarefa deve ser cumprida, não permita procrastinações.

Use filtros para obter informação

Como explica o autor, vivemos numa era em que lidamos diariamente com excesso de informação, que nos chega de variadas formas, podendo criar a sensação de que somos arrebatados por ela. Para otimizar o seu tempo e não se distrair, utilize todo o tipo de filtros à sua disposição, quer seja no email ou em motores de pesquisa.

Uma outra solução é, quando está a fazer um trabalho que não exige ligação à internet, desligue os seus aparelhos. Deve ainda estabelecer um horário diário para verificar emails e redes sociais.

Faça avaliações regulares

É importante atualizar a sua lista de coisas a fazer com regularidade, assinalando o que está feito, alterando prioridades e adaptando a sua agenda a estas alterações. Tenha sempre por perto o seu caderno de forma a fazer estas reestruturações imediatamente e, desta forma, libertar a sua cabeça de preocupações.

Tenha em atenção o espaço de trabalho

O autor defende a criação de uma “sala de guerra”, que tem apenas aquilo que precisa para trabalhar e nada mais que possa criar qualquer tipo de distração. Evite papéis espalhados, correio ou outras coisas. Tenha uma secretária organizada num espaço confortável.